Офис-менеджер / логист-организатор

Офис-менеджер / логист-организатор, БФ Добрый город Петербург
Санкт-Петербург, Лиговский пр., 87 (полная занятость, 5/2, с 10:00 до 18:00, возможен 1 удаленный день в неделю)

Обязанности:
Заботиться об офисе и его повседневной жизни:
— Следить за порядком, удобством и готовностью офиса к работе и встречам;
— Контролировать запасы расходных материалов, состояние оборудования, организацию хранения вещей;
— Взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и сервисными службами;
— Замечать проблемы и самостоятельно предлагать решения;
Организовывать логистику:
— Покупать билеты, бронировать гостиницы и помогать коллегам с командировками;
— Заказывать такси, курьеров и доставку;
— Продумывать организационные детали, проверять сроки, бронирования и документы;
— Помогать с логистикой мероприятий: доставкой материалов, оборудования и другими организационными вопросами;
Поддерживать административные процессы:
— Отвечать на входящие звонки и письма, направлять запросы нужным коллегам;
— Принимать, отправлять и учитывать почтовую корреспонденцию, в том числе работать с Почтой России;
— Вести административные документы, реестры, архивы и базы данных;
— Контролировать счета, акты и другие документы от поставщиков;
— Помогать коллегам с текущими организационными вопросами;
Помогать проводить события:
— Участвовать в подготовке командных встреч, совещаний и мероприятий фонда;
— Готовить пространство, материалы и оборудование;
— Помогать с организационными задачами до, во время и после мероприятий.

Требования:
— Опыт административной или организационной работы от года;
— Хозяйский подход: видите не только отдельную задачу, но и весь процесс, замечаете, что требует внимания, и заботитесь о результате;
— Любите порядок и умеете его создавать — в документах, таблицах, пространстве и договоренностях;
— Умеете самостоятельно планировать работу, расставлять приоритеты и доводить дела до конца без постоянных напоминаний;
— Спокойно переключаетесь между разными задачами, не теряя важные детали;
— Любите помогать людям, доброжелательно общаетесь и умеете договариваться;
— Уверенно пользуетесь офисными и цифровыми инструментами: таблицами, календарями, Zoom, сервисами бронирования, ЭДО и другими рабочими системами;
— Не боитесь осваивать новые инструменты, в том числе ИИ, и искать способы упростить повторяющиеся задачи;
— Умеете быть отзывчивым человеком и при этом управлять своей нагрузкой и рабочими границами;
— Будет плюсом: опыт работы в НКО или организации мероприятий.

Условия:
— От 65 000 ₽ на руки;
— Полная занятость, 5/2, с 10:00 до 18:00;
— Возможен 1 удаленный день в неделю;
— Возможность дополнительного заработка на отдельных организационных задачах после испытательного срока, если позволяет основная загрузка;
— Обучение, профессиональное развитие и возможность со временем пробовать себя в других ролях и проектах фонда.

Напишите короткое сопроводительное письмо с ответом на вопрос «Чем вас заинтересовала вакансия?» и присылайте отклик с резюме в Telegram [контакты и ссылка отклика — после бесплатной регистрации] — Александра Румянцева